Capítulo I – Disposiciones generales
Artículo 1. Objeto
La presente política tiene por objeto establecer los lineamientos y principios bajo los cuales Ok Web S.A.S. (NIT 901.291.230-3), en adelante "la compañía", y su plataforma de relacionamiento empresarial tobusiness, realizan el tratamiento de los datos personales que recolectan, almacenan, usan, transmiten o transfieren en el marco de sus actividades comerciales, contractuales y promocionales, conforme a la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes.
Artículo 2. Ámbito de aplicación
Esta política aplica al tratamiento de datos personales de todos los titulares que interactúan con la plataforma tobusiness y/o con Ok Web S.A.S., incluyendo usuarios, aliados estratégicos, proveedores, clientes y participantes de eventos, sean estos nacionales o internacionales.
Capítulo II – Definiciones
Para efectos de interpretación de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones:
- Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
- Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la recolección y el tratamiento de datos personales.
- Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
- Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Dato público: aquel que no es semiprivado, privado ni sensible.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Capítulo III – Principios aplicables
El tratamiento de datos personales por parte de Ok Web S.A.S. se regirá por los siguientes principios:
- Legalidad en materia de tratamiento de datos.
- Finalidad legítima, clara y explícita.
- Libertad del titular para autorizar el tratamiento.
- Veracidad o calidad del dato.
- Transparencia en la gestión.
- Acceso y circulación restringida.
- Seguridad técnica, administrativa y humana.
- Confidencialidad permanente.
Capítulo IV – Tratamiento y finalidades
Artículo 1. Finalidad general
Los datos personales serán tratados con el propósito de permitir la adecuada prestación de los servicios ofrecidos, la ejecución de relaciones contractuales, la administración de eventos, el desarrollo de actividades de mercadeo y la mejora continua de la experiencia del usuario.
Artículo 2. Finalidades específicas
- Gestionar registros, accesos y perfiles dentro de tobusiness.
- Contactar a los usuarios para brindar información o resolver solicitudes.
- Realizar análisis estadísticos y estudios de mercado.
- Generar informes y reportes para entidades aliadas en eventos.
- Ejecutar acciones de fidelización y promociones.
- Gestionar peticiones, quejas o reclamos.
Capítulo V – Clasificación de los datos personales
Artículo 1. Categorías de datos
- Datos de identificación y contacto: nombres, apellidos, número de identificación, correo electrónico, número telefónico, fotografía.
- Datos empresariales: razón social, NIT, nombre comercial, dirección, logo, productos o servicios ofrecidos.
- Datos de uso: comportamiento dentro de la plataforma, registros de eventos, formularios, citas agendadas.
- Datos sensibles (con autorización expresa): imagen fotográfica o audiovisual durante eventos públicos o promocionales.
Capítulo VI – Derechos y deberes
Artículo 1. Derechos del titular
- Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos.
- Revocar la autorización en cualquier momento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Acceder de forma gratuita a sus datos.
- Presentar quejas ante la SIC.
Artículo 2. Deberes del responsable
- Garantizar el pleno ejercicio de los derechos del titular.
- Solicitar autorización previa, expresa e informada.
- Implementar medidas de seguridad adecuadas.
- Atender en forma oportuna peticiones y reclamos.
Capítulo VII – Mecanismos para el ejercicio de derechos
Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:
Plazos de atención:
- Consultas: 10 días hábiles.
- Reclamos: 15 días hábiles.
Capítulo VIII – Transferencia de datos y alianzas comerciales
Ok Web S.A.S. podrá compartir datos personales con terceros aliados (como Cámaras de Comercio u organizadores de eventos) exclusivamente para fines relacionados con la actividad correspondiente, bajo acuerdos de confidencialidad y con autorización previa del titular.
Cuando se realicen eventos en conjunto con entidades aliadas, la compañía actuará en calidad de corresponsable del tratamiento de datos personales, junto con dichas entidades, exclusivamente para los fines del evento y bajo acuerdos formales que garanticen el cumplimiento del régimen de protección de datos.
Capítulo IX – Medidas de seguridad
- Encriptación de datos sensibles.
- Autenticación segura de accesos.
- Respaldos periódicos.
- Capacitación continua del personal.
Capítulo X – Vigencia y modificaciones
Esta política entra en vigencia a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras exista tratamiento de los datos. Ok Web S.A.S. podrá modificarla en cualquier momento; los cambios serán informados oportunamente a través de sus canales oficiales.
Capítulo XI – Jurisdicción y ley aplicable
Esta política se rige por las leyes de la República de Colombia, en especial la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. En caso de que el tratamiento se extienda a titulares fuera del territorio colombiano, Ok Web S.A.S. observará, en la medida aplicable, el RGPD de la Unión Europea, la CCPA de California y la LGPD de Brasil.
Capítulo XII – Uso de cookies y tecnologías de rastreo digital
La plataforma tobusiness puede hacer uso de cookies, etiquetas, píxeles u otras tecnologías de seguimiento digital con el propósito de mejorar la experiencia del usuario, analizar tendencias de navegación, gestionar preferencias y realizar campañas personalizadas de mercadeo.
El usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar estas tecnologías; sin embargo, dicha acción podría limitar ciertas funcionalidades de la plataforma.
Fecha de actualización: mayo 16 de 2025.
